Vitaliteit van de zaak. In een tijd waarin gekort wordt op de auto van de zaak en andere emolumenten is het van belang om als werkgever uw medewerkers te blijven boeien & binden. De aangescherpte werkkostenregeling kan een negatieve de invloed hebben op het welbevinden van uw medewerkers en is daarmee direct van toepassing op uw vitaliteitsmanagement. Lees hieronder hoe de belastingdienst werkgevers nog steeds stimuleert om te investeren in de gezondheid en vitaliteit van hun medewerkers met bijvoorbeeld bedrijfsfitness, fietsplan of stoelmassages.

Werkkostenregeling
Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor iedere werkgever. De werkkostenregeling is een regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, die deel uit maakt van de Fiscale Vereenvoudigingswet. Deze wet is in het leven geroepen om de wirwar aan regeltjes rondom vergoedingen en verstrekkingen, zoals bij vitaliteit op de werkvloer, te verkleinen.

Bij de werkkostenregeling worden veel afzonderlijke bestaande regelingen, variërend van de fiets van de zaak tot aan bedrijfsfitness, vervangen. De enige eis is dat de vergoedingen en verstrekkingen niet boven de 1,5% van de totale loonsom zullen uitkomen. Het gaat hier om de totale som van vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers.

Wat houdt de werkkostenregeling precies in?
In het kort: voor 29 vergoedingen en verstrekkingen – waaronder ook de fietsregeling, personeelsuitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness enzovoort – verdwijnen alle fiscale regels. Er is één algemene beperking: voor al deze vergoedingen en verstrekkingen is op dit moment een ruimte van 1,5% van de totale loonsom beschikbaar (met ingang van 2015 wordt dit 1,2%). Komt u als werkgever boven deze 1,2% uit, dan moet over dat deel een naheffing van 80% worden afgedragen.

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen voor de volledige waarde vallen van het 1,5%-forfait:

  • fiets van de zaak
  • bedrijfsfitness
  • kerstpakketten
  • rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
  • producten uit eigen bedrijf

Zijn er vrij vergoeding en verstrekkingen m.b.t. de werkkosten regeling? De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling in 2014 gericht vrijgesteld:

  • reiskosten tot € 0,19 per kilometer
  • tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties
  • kosten voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur
  • studiekosten, waaronder het volgen van een procedure erkenning verworven competenties • extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst voor de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten)
  • zakelijke verhuiskosten.

Stimuleren van vitaliteit
De belastingdienst stimuleert werkgevers om te investeren in de gezondheid en vitaliteit van hun medewerkers middels een vitaliteitsprogramma. Bedrijfsfitness, fietsplan, stoelmassages of voedingsadvies maken deel uit van de investeringen die door de belastingdienst worden gestimuleerd om vitaliteit op de werkvloer te bevorderen. Onder de WKR is een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma gericht vrijgesteld. (Online) trainingsdagen, hybride workshops en e-coaching zijn gericht vrijgesteld. Voor bepaalde voorzieningen geldt de aanvullende voorwaarde dat er sprake moet zijn van een arboplan. Een vitaliteitsprogramma is onderdeel van het arboplan. Voor sommige, nader te bepalen voorzieningen moet afzonderlijk worden vastgesteld onder welk fiscaal regime deze vallen.

Een arbodienst of extern training- en consultingbureau kan een rol vervullen in een vitaliteitsprogramma. Sommige activiteiten zijn vrijgesteld van BTW, zoals een arbeidsgezondheidskundig spreekuur of periodiek onderzoek. Advisering en voorlichting is niet vrijgesteld. Diensten die bij voorbeeld door Vitalogisch worden geleverd, worden altijd belast met 21% BTW.

Een werkgever stelt initieel vast hoe groot het budget is dat aan een vitaliteitsprogramma kan worden besteed. Als een werkgever geen ongebruikelijke voorzieningen aanbiedt, zijn er geen fiscale verrassingen te verwachten in de vorm van bijvoorbeeld eindheffing of belast loon. In geval van twijfel kan de Belastingdienst vooraf worden geraadpleegd.

Bedrijfsfitness
De WKR maakt het makkelijker om bedrijfsfitness aan te bieden. Voorheen moest een bedrijf een contract afsluiten met een sportschool, voordat hier abonnementen met belastingvoordeel aan werknemers konden worden aangeboden. Straks kunnen werknemers bij elk fitnesscentrum lid worden en het lidmaatschap met het brutoloon verrekenen. Wanneer jij bedrijfsfitness beschikbaar wilt stellen, dan valt deze vergoeding onder de nihilwaardering. De voorwaarde daarvan is dat de fitness op de werkplek plaatsvindt. Nihilwaarderingen gelden alleen voor verstrekkingen in natura en nooit in geld.

Fietsplan
Onder de huidige werkkostenregeling kun je een fiets vergoeden of verstrekken, waarbij ook het eigendom overgaat naar de werknemer. Het verstrekken van een fiets gaat wel ten koste van de vrije ruimte. Een andere optie is om de fiets te vergoeden middels de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers á € 0,19 per kilometer. In het Belastingplan 2019 is de fiets van de zaak opgenomen. Of je nu een reguliere fiets of een speed pedelec wilt aanschaffen, vanaf 1 januari 2020 geldt voor ‘de leasefiets’ een bijtellingspercentage van jaarlijks 7% van de adviesprijs van de fiets. Dit wordt bij jouw inkomen of het inkomen van de werknemer bijgeteld. Alle kosten worden gedragen door de werkgever. Let erop dat het bij het ter beschikking stellen van een leasefiets niet meer mogelijk is om de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers toe te passen.

Gezondheidsscan (pre-scan)
Een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek is gericht vrijgesteld binnen de werkkostenregeling, indien dit onderdeel uitmaakt van het arboplan binnen jouw onderneming.

Kantoorfruit
Neem jij nog elke dag zelf fruit mee naar het werk? Regel dan voor jezelf en je werknemers ‘kantoorfruit’. Consumpties die je op de werkplek verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd worden voor de werkkostenregeling gewaardeerd op nihil en kunnen dus onbelast worden verstrekt aan de werknemers. Let op: Geef je jezelf en de werknemers een vergoeding voor het aanschaffen van consumpties in de bedrijfskantine? Dan kan deze vergoeding worden aangewezen als eindheffingsloon.

Stoelmassages
Stoelmassages behoren als arbovoorziening tot de  ‘nihil’ waardering. Dit betekent dat de stoelmassages, mits er aan de voorwaarden van de belastingdienst wordt voldaan, onbeperkt kunnen worden vergoed zonder dat dit ten koste gaat van de 1,2% ruimte.  Deze voorwaarden zijn:

  • U hebt als werkgever een arboplan.
  • De massage maakt in redelijkheid deel uit van dat arboplan.
  • De massage vindt tijdens werktijd op de werkplek plaats.
  • De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
  • Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer.

Indien niet wordt voldaan aan deze voorwaarden kunnen de stoelmassages nog steeds onbelast worden verstrekt, maar gaan ze wel ten koste van de 1,2% ruimte in de werkkostenregeling. Meer informatie over de Werkkostenregeling vind je hier.

Wijziging in 2020
Met ingang van 1 januari 2020 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,2%.

Update: De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 wordt in 2020 tijdelijk verhoogd van 1,7% naar 3%. Dat biedt u, als u daarvoor de financiële ruimte hebt, de mogelijkheid om uw werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld met een vitapakket, bloemetje of een cadeaubon. En dat kan tegelijk sectoren helpen die getroffen zijn door de coronacrisis.